Temas de presentación

Board Presentations

Las presentaciones directivas o ejecutivas internas (Board Presentations)  tienen una caracteristica muy común: la audiencia es generalmente pequeña, consiste principalmente de integrantes de confianza de la compañía. Siendo que para aligerar los temas, y su manejo, la documentación necesaria, se envía a los participantes algunos días antes de la reunión por parte del convocante.

Es prácticamente una regla que los participantes de este tipo de reuniones sean ejecutivos experimentados muy ocupados, con tiempo limitado, Blackberry en mano, y que desean ir al punto central para dar su opinión, realizar las observaciones y tomar decisiones en caso que así se requiera. En algunos casos, dado el ambiente de relativa confianza, algunos de los asistentes no dudaran en procurar que se termine la presentación cuando piensan que captaron el mensaje.

Cuando se nos solicita revisar este tipo de material, vemos en muchos casos que la base de la presentación es un número grande de láminas, llenas por completo de hechos y de análisis que reflejan una estructuración detallada, hojas de Excel, graficos, extensas e innumerables slides de “bullets points”, queriendo resaltar hechos y valores.

Este tipo de estructura es un camino abierto para múltiples interpretaciones sin conclusiones o recomendaciones definidas porque su sola explicación se lleva el tiempo disponible, incluyendo el de la discusión, siendo además que solo muestran datos: en algunos casos con cierta secuencia lógica, y en otros con el orden que le da el haber realizado el trabajo para presentarlo ante quienes toman las decisiones, la tarde anterior o incluso un par de horas antes.

En el caso de presentaciones ejecutivas y directivas, dadas las condiciones de tiempo y requerimiento de la audiencia, una recomendación  importante, entre otras, es evitar el exceso de información como la base para la presentación dejando a un lado estructuras de larga explicación, altamente, detalladas y demostraciones exhaustivas, que por consiguiente, contienen demasiada información, la cual en muchos casos se pretende explicar en detalle evitando que se consiga ir al punto de manera rápida.

Una presentación ejecutiva o directiva normalmente contiene pocas laminas, aquellas relevantes para establecer el punto central y sus consecuencias. Entonces lo que queda es anticipar como distribuir el esfuerzo de comunicar lo relevante en el menor tiempo posible.

El secreto se basa en simplificar de antemano las posibilidades basándose en la experiencia, trabajando sobre el objetivo y disminuyendo el número de incertidumbres, para lo cual existen diversas opciones que dependen de cada caso en particular.